Mässdags? En lathund för att maxa din närvaro

Mässor och event är storslagna och det satsas mycket på attraktiva montrar som sticker ut i mängden. Produkter visas upp, möten bokas och samtals förs med kunder och andra potentiella affärskontakter. Men det är även en möjlighet till att samla bra innehåll att använda för marknadsföringen på bloggar och sociala medier etc. För att få ut så mycket som möjligt av er medverkan, ur ett attraktions- och innehållsperspektiv, ser du här en handfull tips uppdelat i före, under och efter eventet. 

FÖRE

• Syftet. Tänk igenom syftet med deltagandet på eventet. Vad vill ni få ut av er medverkan? Hur bra matchar det mot era affärs- och säljmål?
• Målgrupp och mål. Finns den eller de målgrupper som ni vill vända er till på eventet? Hur stora är chanserna till att ni får till synlighet, möten och dialog med dem, på detta event? Sätt mål på antalet kontakter m.m, som ni vill ha!
• Var ute i god tid för att få bra monterplats. Ett tips är att du frågar om hur flödet förbi er monter ser ut, så du vet från vilket håll besökare först eller mest kommer att se din monter. Se även till att undersöka vad som ingår i monterpaketet, t.ex. skärmar och övrig teknik.
• Material. Ta fram montermaterialet, till exempel bildspel eller film till skärm, flyers/handouts och give aways i god tid, gör en tidsplan och en budget. Ta gärna hjälp av en expert i detta moment, så att er monter och ert material ger det signalvärde som ni vill.
• Begränsa budskapet. För bättre genomslag: håll dig till ett eller max två olika budskap i montern. Det är lätt att vilja visa för mycket, att ”passa på när vi ändå ska hit”. Men då är risken att er monter och ert varumärke upplevs som röriga och otydliga.
• Skapa intresse. Tänk igenom hur ni marknadsför er medverkan på eventet innan, i vilka kanaler, vilket material osv? Börja marknadsföringen i god tid. Nyttja det faktum att ni ska medverka på eventet genom att prata om det som skall komma, med olika typer av innehåll. Förutom direkta inbjudningar och tydlig marknadsföring av eventets innehåll och datum, gör också t.ex korta “inför-intervjuer” med er själva där ni berättar om hur ni arbetar med det området som eventet tar upp, vad ni kommer göra på mässan och så vidare.
• Ta fram ett bemanningsschema för montern tidigt, det är viktigt att ha personer som vill vara på plats och möta kunden, och så att ni kan avlösa varandra.
• Planera utvärderingsmötet efteråt direkt. Se till att redan nu planera in ett utvärdering- och avstämningsmöte med alla inblandade efter eventet, så ni kan dra viktiga lärdomar till nästa gång medan det är färskt för alla. De mål ni satt upp för eventet, följer ni upp här.

UNDER

• Dokumentera. När ni väl är på plats är viktigt att ni fångar/dokumenterar det som sker. Börja med att fota och filma er eventuella monter, och när ni håller föredrag, be gärna någon utomstående ta bilder så att även ni syns tillsammans med montern. Passa även på att filma videohälsningar från mässan där ni visar er medverkan, se till att få med den klassiska mäss-miljön! Publicera gärna något live från eventet på sociala medier!
• Låt kameran gå. En bra utgångspunkt när ni ska samla in material i form av bilder och liknande är att dokumentera mer än vad ni tror är nödvändigt. Detta kan vi göra ett innehåll av efteråt, t.ex tillsammans med era “tre bästa lärdomar” från eventet.
• Aktivitet. Se till att ni är aktiva i montern! Att stå långt fram i montern och själva ta kontakt med besökare är enkla sätt för att uppnå detta. Undvik att stå bakom en disk eller sitta vid ett bord, känns inte inbjudande.
• Nätverka. På en mässa har ni stor möjlighet att knyta nya kontakter, passa på att bekanta er och utbyta kontaktuppgifter med branschfolk och andra intressenter.
• Observera. För gärna statistik över hur många besökare ni har i montern och observera hur de reagerar på era budskap. Vi rekommenderar att ni antecknar både antal besökare och vad som efterfrågas eller diskuterades mest.

EFTER

• Sammanställ. Så snart eventet är över se till att sammanställa dokumentation och  bilder/videoklipp. Skicka det till er marknadskoordinator, så vi kan börjar bygga inlägg och innehåll utifrån det.
• Tackmail. Skicka ett tackmail med några få reflektioner från eventet till de nya kontakterna och deltagarna så fort som möjligt, helst redan dagen efter. Det ger ett bra och engagerat intryck.
• Utvärdera. Vi rekommenderar att ni har ett utvärderingsmöte med samtliga personer som har varit inblandade kring er medverkan på mässan. Följ upp målen och dela era intryck och erfarenheter!

Här kan du läsa mer om när vi gjorde en mässmonter och -insats på världens största säkerhetsmässa i Düsseldorf.

Vill du ha hjälp med att planera, skapa och genomföra en mässa eller ett event? Hör av dig till oss!